Versterk de relatie met je medewerkers

Auteur: Annette Wiesman

De ‘medewerkersreis’ is een methode voor organisaties om medewerkers aan zich te binden. Het sollicitatiegesprek, ingewerkt worden, de relatie met je leidinggevende en het afscheid: het zijn allemaal momenten waarop de relatie tussen werkgever en werknemer kan worden versterkt.

In 2020 kwamen er in de sector 20.690 nieuwe medewerkers bij, maar stroomden ook 11.850 medewerkers uit – ongeveer 11 procent van het totaal aantal medewerkers in de branche. Nadat Kinderopvang werkt! (voorheen FCB) in 2020 de landelijke wervings- en imagocampagne ‘Kinderopvang dankzij jou’ startte, realiseerde projectleider Davina Koudijs zich dat het even belangrijk is om medewerkers te behouden als om ze te binnen te halen. ‘Anders is het dweilen met de kraan open.’ Dat was aanleiding voor het opzetten van de pilot ‘Medewerkersreis’, een manier om werknemersplezier te bevorderen en werknemers te transformeren tot ambassadeurs van hun organisatie. De werknemersreis bestaat uit de belangrijke contactmomenten die medewerkers hebben met hun organisatie, en die gebundeld zijn in zes fases; van de eerste kennismaking tot en met het afscheid (zie kader). Koudijs: ‘Uiteindelijk willen de aantrekkelijkheid van de hele branche verbeteren.’

Rode draad

Bij Montris Kinderopvang, gevestigd in ’t Gooi, Amsterdam en Almere, waren ze meteen enthousiast toen ze de uitnodiging voor de pilot zagen langskomen, zegt pedagogisch coach/beleidsmedewerker Anne Bijsterbosch. ‘Wij hadden al veel losse projecten om de medewerkerstevredenheid te verhogen en de werving te verbeteren, zoals het aanpassen van vacatureteksten en aandacht voor de eerste honderd dagen van de medewerker. De ‘medewerkersreis’ bood ons een kans om die projecten van een rode draad te voorzien.’

Volgens Kinderopvang werkt! brengen gelukkige medewerkers een positieve sfeer mee, presteren ze beter en blijven ze langer in dienst. Koudijs heeft gegevens paraat: gelukkige medewerkers blijven 44 procent langer bij organisaties werken, zitten 66 procent minder ziek thuis en zorgen voor 125 procent minder kans op een burn-out. Ze zijn 31 procent productiever. ‘Ook vinden jonge professionals werkgeluk belangrijker dan een hoog salaris.’

Medewerkerstevredenheid staat al langer op de agenda van Montris-directeur Suria Syed die middenin coronatijd is aangetreden. Ze bracht haar visie op medewerkerstevredenheid meteen in de praktijk, bijvoorbeeld door tijdens de lockdown zoveel mogelijk langs te gaan op de locaties. ‘We vinden mede-werkerstevredenheid belangrijk, omdat we denken dat het voor medewerkers tijdens de coronacrisis nóg belangrijker is om zich gezien en gehoord te voelen’, zegt Syed. ‘We vroegen ons af: hoe kunnen we dat nog meer stimuleren, zodat iedereen lol beleeft aan zijn werk en er energie van krijgt?’

De zes fases van de medewerkersreis

1. Identiteit en imago: identiteit, imago, missie en visie, kernwaarden.
2.Werven en solliciteren: wervingsproces, selectieproces, sollicitatieproces, contract.
3.Welkom en inwerken: pre-boarden, eerste werkdag, inwerkprogramma, eerste 100 dagen.
4. Werk en ontwikkeling: inhoud werk, werkplek, werkomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, werkplezier, zingeving, ontwikkeling, opleiding, loopbaanmogelijkheden.
Cultuur en leiderschap: werkklimaat, samenwerking, verbinding, leidinggeven, gesprekscyclus, waardering.
6. Afscheid en contact houden: exitgesprek, afscheidsactiviteiten, alumni-activiteiten.

Koplopers en buddies

Begin dit jaar vond de kick-off van de pilot ‘Medewerkersreis’ plaats, waaraan 26 kinderopvangorganisaties deelnamen. Ook werd er een koplopersgroep van 11 organisaties gevormd. Deelnamevereisten waren: je missie/visie en kernwaarden op orde hebben, een betrokken directie en voldoende tijd voor de vier bijeenkomsten en het maandelijkse huiswerk. Vooral hr-medewerkers, communicatiemedewerkers, directeur-eigenaren en enkele pedagogisch beleidsmedewerkers doen mee. Onder de deelnemers werden vragenlijsten uitgezet om te inventariseren wat zij nu al doen op het vlak van werving, inwerken, ontwikkeling, leiderschap en afscheid nemen. Koudijs: ‘Straks leggen we die vragen opnieuw voor, om te kijken wat er veranderd is.’

Buddy

Alle koplopers konden een keuze maken uit de stappen van de medewerkersreis, en daaraan samen met hun buddy gaan werken. Montris Kinderopvang kreeg SKG als buddy. ‘Hoewel zij tweemaal zo groot zijn, merken we dat we hetzelfde denken’, zegt Bijsterbosch. ‘Wij kozen voor werven en solliciteren, en SKG koos welkom en inwerken.’ Tijdens de eerste bijeenkomst verdiepte de organisatie zich samen met haar medewerkers in haar missie, visie en branding. ‘We waren al eerder heel druk geweest om onze branding te verbeteren, hadden een extern bureau ingehuurd’, vertelt Syed. ‘Dat deden we dwars door corona heen, want vooruitgang boeken als de situatie lastig is, maakt je alleen maar sterker.’ Bij het verder verdiepen van de branding hebben ze de medewerkers stap voor stap meegenomen, vult Bijsterbosch aan.

Werving en selectie

Veel deelnemers waren vóór de pilot al flink bezig met het verbeteren van onderdelen van de ‘medewerkersreis’, vertelt Koudijs. ‘Maar ze hebben nog niet de hele reis op orde. We misten vooral het doorvertalen van de missie/visie van organisaties naar de rest van hun werkproces.’ Een groene organisatie die het werken met de natuur in haar visie heeft staan, zou dat bijvoorbeeld ook kunnen laten terugkomen in wervingsteksten. ‘Dat betekent óók dat je daar echt op werft en dus mensen aanneemt met bewezen affiniteit met de natuur.’

Ook bij Montris zijn in de werving en selectie mooie stappen gezet, vinden Syed en Bijsterbosch. In het verlengde van haar missie/visie en pedagogisch concept heet Montris nu ‘een avontuur voor toekomstmakers’ en zoekt de organisatie collega’s die ‘verderkijkers’ zijn. Ze hebben een open blik, een open mind en houden van een geintje, citeert Bijsterbosch de vacaturetekst. De volgende stap heeft plaatsgevonden in juli. Dan moet de organisatie ook qua structuur meer op inspraak van medewerkers zijn ingeregeld. Want nu de medewerker zo’n belangrijke positie heeft, klopt het hiërarchische organogram van weleer niet meer, zegt Bijsterbosch. ‘De medewerkers zijn onze backbone. Wij willen in de toekomst veel meer gebruik gaan maken van hun talenten.’

Waardering tonen

Soms kunnen simpele dingen een groot effect hebben, weet Koudijs. ‘Jonge mensen vinden het sturen van een sollicitatiebrief vaak hoogdrempelig. Ik zag ergens de optie: bij interesse kun je via whatsapp contact opnemen met… Dat is een slim voorbeeld.’ Binnen het thema werk en ontwikkeling noemt Koudijs een organisatie die gekozen had voor talentgesprekken in plaats van beoordelingsgesprekken, en dat ook inhoudelijk had doorgevoerd: medewerkers wordt gevraagd hoe zij het liefste willen aanhaken op de missie en visie van de organisatie. ‘Een andere organisatie stimuleerde naast de verplichte need to know-opleidingen ooknice to know-opleidingen, zoals een gitaarcursus of een cursus haren invlechten.’ Uiteindelijk, zegt Koudijs, gaat het om goed luisteren naar je medewerkers, het tonen van waardering en af en toe verrassen. ‘Het versturen van een persoonlijk bedankje tijdens de corona-lockdown, het inhuren van een stoelmasseur of extra aandacht voor de werkplek: een mooie inrichting die ook ergonomisch goed is.’

Exitgesprek

Lang niet alle organisaties zien het belang van goed afscheid nemen, terwijl dat veel kan opleveren. ‘Een paar jaar geleden moesten er in de sector medewerkers ontslagen worden, en nu zijn ze weer nodig’, zegt Koudijs. ‘Als je goed contact blijft houden met een vertrokken medewerker, kun je makkelijker vragen: heb je zin om weer bij ons aan de slag te gaan? Stuur vertrokken medewerkers eens per jaar een kaartje. Dan vertellen ze ook positieve verhalen over je organisatie aan anderen.’ Ook belangrijk is een goed exitgesprek waarin de leidinggevende vraagt waarom de ander weg wil, en wat er volgens haar verbeterd kan worden, zegt Koudijs. ‘Zo krijg je waardevolle informatie en houd je ook de relatie goed.’ Je verplaatsen in de ervaring van medewerkers en contact houden is in alle fases van de ‘medewerkersreis’ van belang. Maar ga ook toetsen wat je doet, adviseert ze. ‘Vraag medewerkers hoe zij het nu ervaren. Ga dat niet zelf verzinnen, want je kunt je makkelijk vergissen. Misschien blijkt een medewerker meer aan ontwikkeling te willen doen, maar denkt ze ten onrechte dat daar geen ruimte voor is. Omgekeerd kan het ook zijn dat jij als leidinggevende denkt dat er van alles moet veranderen, terwijl medewerkers het prima vinden.’

Toolkit

Het leuke aan deze pilot is dat deelnemers informatie met elkaar uitwisselen en elkaar inspireren, vindt Koudijs. Momenteel zijn de koplopers verbeterplannen aan het maken, na bij hun medewerkers ideeën verzameld te hebben. ‘Binnenkort gaan ze die uitvoeren. Uiteindelijk willen we bij afronding in september alle lessons learnedbundelen in een toolkit, bestemd voor iedereen in de kinderopvang die daar belangstelling voor heeft. We hopen dat de huidige organisaties en hun medewerkers straks ambassadeur worden voor de hele sector.’

Meer informatie: www.kinderopvang-werkt.nl/werkgevers/medewerkersreis-hoe-word-en-blijf-ik-een-aantrekkelijke-werkgever

NOOT VAN DE REDACTIE

Dit artikel is geschreven door Annette Wiesman in opdracht van Kinderopvang Totaal.